Pengantar Manajemen

Buku pengantar manajemen karya Dr. H.B. Siswanto, M.Si yang terdiri dari 10 bab ini ditulis berdasarkan atas keprihatinan sang penulis terhadap fenomena yang terjadi di masyarakat yang menganggap bahwa manajemen merupakan suatu konsep yang sangat sederhana yang sering dirangkaikan pada permasalahan tertentu. Buku ini menekankan dua hal yang mendasar yakni manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, sebagai suatu ilmu, manajemen merupakan akumulasi pengetahuan yang telah disitematisasikan menjadi satu kesatuan yang terpadu sehingga menjadi pegangan dasar dalam melakukan tindakan ilmiah sedangkan manajemen sebagai suatu seni merupakan suatu keahlian, kemampuan, kemahiran, serta keterampilan dalam aplikasi prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efisien dan efektif.

Pada bab yang pertama buku ini membahas bagaimana konsep dasar manajemen itu, pembahasan drincikan mulai dari batasan manajemen, filsafat manajemen, ilmu dan seni manajemen, pentingnya tujuan dalam manajemen, pengertian dan keterkaitan antara manajemen, manajer dan kepemimpinan, keterampilan dan peran manajer dan yang terakhir tentang proses manajemen. Sebagai pembuka, bab ini cukup jelas memberi gambaran konsep dasar manajemen sebelum melanjutkan ke bab-bab berikutnya. Dalam bab ini mulai dari pengertian manajemen yang kemudian dijelaskan dengan memberikan beberapa batasan oleh ahli manajemen dunia yakni :
1. John D millet yang menurutnya manajemen itu adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan.
2. James A.F. Stoner dan Charles Wankel memberikan batasan yakni bahwasannya manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapai tujuan organisasi.
3. Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard membatasi manajemen sebagai suatu usaha yang dilakukan dengan dan bersama individu atau kelompok untukmencapai tujuan organisasi.

Bab kedua buku ini bertajuk ‘Perkembangan Konsep Manajemen’, dalam bab ini berisikan mahzab-mahzab atau aliran manajemen, ada tiga mahzab manajemen yang mengikuti perkembangannya, yang pertama mahzab klasik yang terbagi atas dua cabang yaitu manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik.
Manajemen ilmiah ini dikembangkan oleh Robert Owen, Charles Babbage, Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt dan pasangan Gilberth. Pada dasarnya manajemen ilmiah timbul disebabkan adanya kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas. Kontribusi manajemen ilmiah sangat besar artinya bagi dunia kini. Hal ini ditunjukkan bahwa metode manajemen ilmiah dapat diaplikasikan pada berbagai aktivitas organisasi di samping organisasi manufakturing. Sedangkan Teori Organisasi Klasik yang dikembangkan oleh Henry Fayol timbul krena adanya dampak dari adanya organisasi yang kompleks. Fayol berpendapat bahwa praktik manajemen yang baik memiliki suatu pola tertentu yang dapat diidentifikasikan dan dianalisis. Kontribusi besar bagi pola pikir manajemen menurut Fayol adalah manajemen bukanlah suatu bakat tetapi suatu keterampilan seperti halnya keterampilan lainnya. Oleh karena itu, manajemen dapat diajarkan, asalkan prinsip yang mendasarinya dipahami dan teori umum mengenai manajemen dirumuskan. Dengan demikian, menjadi seorang manajer bukan karena pembawaan, tetapi pelatihan dan pengalaman memberikan andil yang besar.
Mahzab yang selanjutnya adalah Mahzab Perilaku, munculnya mahzab perilaku disebabkan para manajer menemukan bahwa dengan pendekatan klasik, efisiensi produksi dan keselarasan kerja yang sempurna tidak dapat diwujudkan. Seringkali para bawahan kurang mengikuti pola perilaku yang rasional dalam mengoperasikan pekerjaannya. Tidak dapat dipungkiri sampai sekarang bahwa para ilmuwan perilaku memberikan kontribusi yang besar bagi pemahaman kita akan motivasi antarindividu, perilaku kelompok, hubungan antarpribadi di tempat kerja serta arti pentingnya pekerjaan bagi tiap individu sehingga manajer menjadi lebih peka pada bawahan.
Mahzab Ilmu Manajemen terlahir karena dilatarbelakangi oleh lahirnya riset operasi (Operation Research/ OR) yang dibentuk oleh pemerintah inggris untuk menghadapi sejumlah permasalahan baru yang rumit dalam peperangan yang harus segera dipecahkannya pada permulaan perang dunia ke-2. Kontribusi besar atas lahirnya teknik ilmu manajemen merupakan bagian yang telah stabil dari kelengkapan pemecahan permasalahan dalam beberapa organisasi besar dalam segala motif. Teknik ilmu manajemen diaplikasikan dalam aktivitas yang amat luas, misalnya penganggaran modal (capital budgeting), penjadwalan produksi (production scheduling), perencanaan program pengembangan bawahan, pengembangan strategi produk dan sebagainya. Selain daripada ketiga mahzab di atas pada bab ini juga dibahas usaha-usaha perpaduan pada ketiga mahzab tersebut, sebagai contoh yakni mahzab ilmu perilaku dan mahzab ilmu manajemen, keduanya merupakan pendekatan yang penting dan penuh semangat terhadap penelitian, analisis, dan pemecahan permasalahan manajemen. Adanya integrasi perspektif dari beberapa mahzab merupakan suatu pendekatan konseptual yang segar bagi bidang manajemen. Terdapat dua mahzab yang terintegrasi, yaitu pendekatan sistem (system approach) dan pendekatan kontingensi (contingency approach). Pendekatan sistem memandang bahwa organisasi sebagai sebuah sistem yang terpadu, dengan maksud tertentu yang dikembangkan oleh para manajer yang berusaha untuk menerapkan konsep-konsep dari mahzab-mahzab utama ke dalam situasi yang nyata.

Dalam bab ketiga dibahas mengenai perencanaan, perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources) dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan. Suatu perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Berdasarkan definisi tersebut perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut.
1. Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang.
2. Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana.
3. Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan.
Batasan lain tentang perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang, menggambarkan dan merumuskan aktivitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Menurut Louis A. Allen perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berpikir ke depan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan pada waktu yang akan datang. Berikut ini aktivitas yang dimaksud.
1. Prakiraan (forecasting)
2. Penetapan Tujuan (establishing objective)
3. Pemograman (programming)
4. Penjadwalan (scheduling)
5. Penganggaran (budgeting)
6. Pengembangan Prosedur (developing procedure)
7. Penetapan dan Interprestasi Kebijakan (establishing and interpreting policies)
Berdasarkan aktivitas perencanaan di atas, berikut ini adalah langkah-langkah penting dalam perencanaan.
1. Menjelaskan permasalahan
2. Usaha memperoleh informasi terandal tentang aktivitas yang direncanakan
3. Analisis dan klasifikasi informasi
4. Menentukan dasar perencanaan dan batasan
5. Menentukan rencana berganti
6. Memilih rencana yang diusulkan
7. Membuat urutan kronologis mengenai rencana yang diusulkan
8. Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulkan
Rencana dibagi menjadi dua jenis utama yaitu
1. Rencana strategis
2. Rencana operasional yang meliputi:
a. rencana sekali pakai, terdiri atas :
program, proyek, anggaran
b. rencana tetap, terdiri atas :
kebijakan, prosedur standar, peraturan

Bab yang keempat ini berbicara tentang pengorganisasian, pengorganisasian adalah sesuatu hal yang penting dalam manajemen, organisasi sendiri dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi tadi jelaslah bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung tiga elemen yang saling berhubungan. Ketiga elemen organisasi tersebut adalah
1. Sekelompok orang,
2. Interaksi dan kerja sama, serta
3. Tujuan bersama.
Gareth Morgan dan Stephen P. Robin mengemukakan bahwa organisasi seringkali dikonsepkan dengan cara yang berbeda . cara tersebut anatara lain sebagai berikut.
1. Kesatuan rasional dalam mengejar tujuan
2. Koalisi dari para pendukung (constituency) yang kuat
3. Sistem terbuka
4. Sistem yang memproduksi arti
5. Sistem yang digabungkan secara longgar
6. Sistem politik
7. Alat dominasi
8. Unit pemrosesan informasi
9. Penjara Psikis
10. Kontrak social
Berdasarkan deskripsi tentang organisasi di atas, pengorganisasian adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antarpekerjaan yang efektif di antara mereka dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. Pengorganisasian juga dapat didefinisikan sebagai suatun pekerjaan membagi tugas, mendelegasikan otoritas dan menetapkan aktivitas yang hendak dilakukan oleh manajer pada seluruh hierarki organisasi.
Terdapat empat cirri utama dari individu yang mempengaruhi efektivitas organisasi yaitu
1. Persepsi = proses pemberian arti terhadap lingkungan oleh individu.
2. Sikap = kesiapsiagaan mental yang diorganisasikan melalui pengalaman yang memiliki pengaruh tertentu kepada tanggapan seseorang terhadap orang, objek, dan situasi yang berhubungan dengannya.
3. Kepribadian = serangkaian siri yang relative mantapkecenderungan dan perangai yang sebagian besar dibentuk oleh factor keturunan dan oleh factor-faktor sosial, kebudayaan, dan lingkungan.
4. Belajar = proses terjadinya perubahan yang relative tetap dalam perilaku sebagai akibat dari praktik.
Dalam pengorganisasian diperlukan struktur organisasi, yang digunakan untuk menspesifikasi pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan sebagaimana fungsi atau aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja. Struktur organisasi juga menunjukkan hierarki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Struktur organisasi memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi mempertahankan kedatangan dan keprgian individu serta untuk mengoordinasi hubungannya dengan lingkungan.
Gibson dan kawan-kawan menekankan bahwa struktur bertalian dengan hubungan yang relative pasti yang terdapat di antara pekerjaan dalam organisasi. Hubungan yang pasti tersebut timbul dari proses keputusan sebagai berikut:
1. pembagian kerja
2. departementalisasi
3. rentang kendali
4. delegasi
Prinsip organisasi yang dijadikan pedoman sehingga organisasi menjadi tumbuh dan berkembang adalah
1. organisasi dan tujuan,
2. esensi organisasi,
3. tanggung jawab dan otoritas,
4. spesialisasi untuk efisiensi, dan rentang kendali
5. rentang kendali

Pengarahan adalah proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan instruksi kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Tujuan pengarahan:
1. menjamin kontinuitas perencanaan
2. membudayakan prosedur standar
3. menghindarkan kemangkiran yang tak berarti
4. membina disiplin kerja
5. membina motivasi yang terarah
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau pengertian dari pengiriman pesan kepada penerima dengan menggunakan tanda atau simbol yang sama, baik bersifat oral maupun bukan oral. Komunikasi yang efektif harus memenuhi kriteria sebagai berikut
1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan.
2. Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan sehingga sama-sama mengerti.
3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut.
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan yang layak bagi situasi kelompok ketika komunikan berada pada saat digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.
Salah satu alat untuk menyampaikan informasi yang paling sering digunakan dalam sistem pengorganisasian dan memiliki konteks yang erat dengan pengarahan adalah laporan. Namun demikian, orang sering lupa bahwa laporan juga merupakan alat untuk mengetahui perkembangan atau kemunduran organisasi. Dengan demikian, keberadaannya hampir sama pentingnya dengan keberadaan organisasi itu sendiri. Laporan sebenarnya dapat diberikan beberapa batasan, namun batasan tersebut tidak mengikat batasan lain, Moekijat memberikan batasan laporan sebagai berikut.
1. Suatu pengenal informasi nyata yang ditujukan kepada orang tertentu untuk tujuan tertentu.
2. setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi.
3. alat komunikasi, ketika penulis mengungkapkan hasil penyelidikan.
Bab yang keenam ini mengupas tentang pemotivasian, menurut Bernard Berelson dan Gary A. Steiner dalam Machrony mendefiniskan motivasi sebagai keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang memberikan energi, mendorong kegiatan (moves) dan mengarah atau menyalurkan perilaku ke arah mencapai kebutuhan yang memberi kepuasan atau mengurangi ketidakseimbangan.
Motivasi dapat dirumuskan sebagai berikut.
1. Setiap perasaan atau kehendak dan keinginan yang sangat mempengaruhi kemauan individu sehingga individu tersebut didorong untuk berperilaku dan bertindak.
2. Pengaruh kekuatan yang menimbulkan perilaku individu.
3. Setiap tindakan atau kejadian yang menyebabkan berubahnya perilaku seseorang.
4. Proses dalam yang menentukan gerakan atau perilaku individu kepada tujuan (goal).
Setiap individu memiliki beragam kebutuhan. Seluruh kebutuhan tersebut berkompetisi untuk melahirkan perilakunya. Kebutuhan paling kuatlah yang akan memimpin perilaku individu. Suatu kebutuhan akan berkurang kekuatannya apabila kebutuhan tersebut sudah dipuaskan. Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard mengemukakan bahwa berkurangnya kekuatan suatu kebutuhan disebabkan hal-hal berikut.
1. Pemuasan Kebutuhan
2. Pemblokiran pemuasan kebutuhan
3. Ketegangan kognitif
4. Frustrasi
5. Rasionalisasi
6. Regresi
7. Fiksasi
8. Resignasi
Bentuk motivasi:
1. Kompensasi bentuk uang
2. Pengarahan dan pengendalian
3. Penetapan pola kerja yang efektif
4. Kebajikan
Pada bab yang ketujuh kita akan menemui salah satu fungsi dari manajemen yakni pengendalian yang memiliki peran yang sangat penting. Dalam pengendalian berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai dan apabila tidak dapat dicapai dicari factor penyebabnya. Dengan demikian, dapat dilakukan tindakan perbaikan (corrective action).
Robert J. Mokler memberikan batasan pengendalian yang menekankan elemen esensial proses pengendalian dalam beberapa langkah. Batasan yang diajukan meliputi hal yang berikut. Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain system umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikasi penyimpangan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.
Bab yang selanjutnya yakni bab delapan menjalaskan tentang kepemimpinan, batasan kepemimpinan menurut Ralph M. Stogdill bahwasannya kepemimpinan manajerial sebagai proses pengarahan dan mempengaruhi aktivitas yang dihubungkan dengan tugas dari para anggota kelompok. Berdasarkan batasan tersebut, terdapat tiga implikasi penting yang perlu mendapat perhatian.
1. Kepemimpinan harus melibatkan orang lain atau bawahan.
2. Kepemimpinan mencakup distribusi otoritas yang tidak mungkin seimbang di antara manajer dan bawahan.
3. Di samping secara legal mampu memberikan para bawahan berupa perintah atau pengarahan, manajer juga dapat mempengaruhi bawahan dengan berbagi sifat kepemimpinannya.
Delegasi wewenang adalah pelimpahan atau pemberian otoritas dan tanggung jawab dari pimpinan atau kesatuan organisasi kepada seseorang atau kesatuan organisasi lain untuk melakukan aktivitas tertentu. Pada dasarnya, baik pemimpin yang sukses maupun yang efektif dalam kepemimpinannya, perlu mendelegasikan wewenang kepada bawahannya.
Teori kepemimpinan situasional adalah teori kepemimpinan yang didasarkan pada hubungan kurva linear di antara perilaku tugas, perilaku hubungan dan kematangan.
Dalam organisasi yang tidak kalah pentingnya adalah sebuah Pengambilan Keputusan, hal ini dijabarkan pada bab yang kesembilan, pengambilan keputusan merupakan suatu pendekatan yang sistematis terhadap permasalahan yang dihadapi. Pendekatan tersebut menyangkut pengetahuan mengenai esensi atas permasalahan yang dihadapi, pengumpulan fakta dan data yang relevan dengan permasalahan yang dihadapi, analisis permasalahan dengan menggunakan fakta dan data, mencari alternative yang paling rasional dan penilaian atas keluaran yang dicapai.
Pengmabilan keputusan itu sendiri adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dalam usaha memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi kemudian menetapkan berbagai alternatif yang dianggap paling rasional dan sesuai dengan lingkungan organisasi.
Proses pengambilan keputusan menurut James L. Gibson, dkk adalah sebagai berikut.
1. Penetapan tujuan spesifik serta pengukuran hasilnya.
2. Identifikasi permasalahan.
3. Pengambangan alternatif.
4. Evaluasi alternatif.
5. Seleksi alternatif.
6. Implementasi keputusan.
7. Pengendalian dan evaluasi.
Bab yang kesepuluh yang juga merupakan bab terakhir dari buku ini mengulas tentang manajemen terpadu mutu terpadu yang mempunyai pengertian bahwasannya suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya.
Prinsip utama manajemen mutu terpadu adalah:
1. Kepuasan pelanggan.
2. Menaruh rasa hormat terhadap setiap orang.
3. Manajemen berdasarkan fakta.
4. Perbaikan berkesinambungan.

Mengelola Dalam Lingkungan Kerja Baru

Manajemen
Pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang efektif melalui planning, organizing, leading (actuating), dan controlling sumber daya organisasi.

Fungsi Manajemen :
1. Perencanaan
• Menentukan tujuan-tujuan, menentukan tugas, menentukan sumber daya
2. Pengorganisasian
• Menentukan dan mengelompokkan tugas-tugas, alokasi sumber daya, penentuan otoritas
3. Kepemimpinan
• Pengaruh → Motivasi
4. Pengendalian
• Mengawasi aktivitas, koreksi, mengawasi target dan tujuan

Proses Manajemen
• Input (sumber daya)
- Man, materials, money, machine, method, information
• Proses
- Perencanaan : menilik tujuan dan cara pencapaian
- Pengorganisasian : pemenuhan tanggung jawab untuk pencapain tujuan
- Kepemimpinan : menggunakan pengaruh untuk memotivasi bawahan
- Pengendalian : mengawasi kegiatan dan melaksanakan koreksi
• Output (kinerja)
- Mencapai tujuan, produk, jasa, efisiensi, efektivitas

Kinerja
Kemampuan organisasi untuk mempertahankan tujuannya dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien.
Organisasi
Kesatuan sosial yang dirahkan dengan tujuan dan dibentuk dengan penuh pertimbangan. Entitas sosial merupakan dua orang atau lebih, diarahkan dengan tujuan (dirancacng untuk mencapai output tertentu).

Efektivitas → melakukan pekerjaan dengan benar
Sejauhmana organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan

Efisiensi → melakukan pekerjaan dengan benar atau sesuai standar
Jumlah sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan

Jenis-jenis Manajer, berdasarkan :
1. Perbedaan vertikal atau hirarki
a. Top Manager
Seorang manajer yang berada pada puncak hirarki dan bertanggung jawab atas keseluruhan organisasi. Contoh : Dirut, Presiden Direktur, CEO.
b. Middle Manager
Manajer yang bekerja pada tingkat menengah organisasi dan bertanggung jawab atas unit usaha dan departemen utama,. Contoh : Direktur Produksi, Pemasaaran, Kepala Divisi.
Project Manager
Manajer yang bertanggung jawab untuk pekerjaan sementara yang melibatkan partisipasi orang yang datang dari berbagai fungsi yang dan tingkatan organisasi
c. First Line Manager atau Lower Manager
Seorang manajer yang secara langsung bertanggung jawab atas produksi barang dan jasa. Contoh : Supervisor
2. Perbedaan Horizontal (luas ruang lingkup tugas)
a. General Manager
Manajer yang bertanggung jawab terhadap beberapa departemen yang menjalankan fungsi yang berbeda atau manajer yang bertanggung jawab untuk divisi yang berdiri sendiri (mandiri).
b. Functional Manager
Manajer yang bertanggung jawab atas departemen yang menjalankan tugas fungsional tunggal serta memiliki karyawan dengan pelatihan dan keahlian yang serupa. Contoh : Direktur Produksi, Pemasaaran, Kepala Divisi.

Keahlian atau Keterampilan Manajer
1. Conceptual Skill
Kemampuan kognitif (pengalaman, integensia) untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan keetrkaitan diantara bagian-bagiannya. Berarti kemapuan untuk berfikir strategis (mengambil pandangan yang luas dan bersifat jangka panjang).
2. Human Skill
Kemampuan manajer untuk bekerja dengan dan melalui orang lain
3. Technical Skill
Pemahaman dan kefasihan dalam melakukan tugas tertentu, mencakup penguasaan metode, teknik dan peralatan yang digunakan.

Peran Manajer

Peran : sekumpulan harapan atas perilaku manajer

Tiga Kategori Peran Manajer
1. Peran Informasi Manajer
Menjelaskan kegiatan untuk mempertahankan dan mengembangkan jaringan informasi

Kategori Peran Aktivitas

Informasi
a. Pengawasan
- Mencari dan menerima informasi
- Melihat singkat laporan
b. Penyebar luas
- Meneruskan informasi kepada anggota organisasi
c. Juru bicara
- Menyampaikan informasi kepada pihak luar

2. Peran Antar Pribadi

Kategori Peran Aktivitas

Antar Pribadi
a. Sebagai figur
- Kegiatan ceremonial
b. Pemimpin
- Mengarahkan dan memberikan motovasi kepada bawahan. Seperti : melatih,, membimbing dan berkomunikasi
c. Sebagai penghubung
- Menjaga saluran komunikasi, baik di dalam atau di luar organisasi

3. Peran Pengambilan Keputusan : menentukan pilihan dan mengambil tindakan

Kategori Peran Aktivitas

Pengambilan Keputusan
a. Wirausahawan
- Mewakili proyek perbaikan
- Mengidentifikasi ide
b. Penyelesai masalah
- Mengambil tindakan korektif selama terjadi krisis
- Menyelesaikan konflik antar bawahan
- Beradaptasi dengan lingkungan
c. Pembagi sumber daya
- Memutuskan siapa yang memperoleh sumber daya
- Menentukan jadwal dan anggaran
- Menetapkan prioritas
d. Negosiator
- Mewakili departemen selama negosiasi, koontrak kerja, penjualan, pembelian dan anggaran.

Manajer dan Lingkungan Kerja Baru

Karakteristik lingkungan kerja baru :
Terpusat pada informasi dan ide daripada mesin dan aktivitas fisik.

Transisi Menuju Lingkungan Kerja Baru
1. Karakteristik Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama
a. Sumber daya Aktivitas fisik Informasi
b. Pekerjaan Terstruktur Fleksibel
Terlokalisasi Maya
c. Pekerja Saling ketergantungan Diberdayakan

2. Kekuatan Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama
a. Teknologi Mekanis Digital, e-business
b. Pasar Domestik Global
c. Tenaga kerja Homogen Heterogen
d. Nilai yang dianut Stabilitas, efisiensi Perubahan, kecepatan
e. Peristiwa Tenang, dapat diprediksi Berubah-ubah

3. Kompetensi MGT Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama
a. Kepemimpinan Otoriter Tersebar
b. Fokus Laba Pelanggan, karyawan
c. Melakukan pekerjaan Individual Kerjasama (tim)
d. Hubungan Konflik, kompleks Kolaborasi
e. Design kerja Kinerja efisien Eksperimen

Lingkungan dan Budaya Organisasi

Lingkungan organisasi : Seluruh elemen atau unsur di luar batas organisasi yang memiliki potensi untuk mempengaruhi organisasi.

Lingkungan Organisasi :
1. Lingkungan eksternal, mempunyai dua lapisan
a. Lingkungan tugas :
- Pelanggan : Orang atau organisasi di dalam lingkungan yang membeli barang atau jasa dari organisasi.
- Pesaing : Orang lain dalam industri atau jenis usaha yang sama yang menyediakan barang atau jasa yang sama.
- Pemasok : Orang atau organisasi yang menyediakan bahan baku kepada pihak lain yang menggunakannya untuk menghasilkan suatu produk.
- Pasar Tenaga Kerja : Orang-orang dalam lingkungan dapat diterima bekerja untuk organisasi.
b. Lingkungan Umum :
- Internasional : Bagian dari lingkungan eksternal, merupakan peristiwa yang bersal dari negara lain dan peluang bagi perusahaan domestik.
- Teknologi : Kemajuan ilmiah dan teknologi dalam industri tertentu, serta masyarakat secara luas.
- Sosial Budaya : Karakteristik demografi, norma, kebiasaan dan nilai-nilai masyarakat dimana organisasi beroperasi didalamnya.
- Ekonomi : ”kesehatan” ekonomi secara umum dari suatu negara atau wilayah tempat sebuah organisasi beroperasi.
- Politik dan Hukum
2. Lingkungan internal
- Karyawan
- Manajemen
- Budaya

Hubungan Organisasi dan Lingkungan

Ketidakpastian → Respons → Rancangan
↓ ↓
Aliansi Adaptasi Strategi
1. Peranan lintas batas
2. Kemitraan antar organisasi
3. Joint venture

Lingkungan eksternal merupakan tempat bekerjanya manajer, yang mencakup :
1. Budaya perusahaan
2. Teknologi produksi
3. Struktur organisasi
4. Fasilitas fisik

Budaya : nilai kunci, keyakinan, pemahaman dan norma

Nilai – nilai dasar yang menjadi karakteristik budaya organisasi dimanifestasikan oleh :
Simbol, cerita, pahlawan, slogan, upacara

Jenis – jenis budaya :
1. Budaya Kemampuan Beradaptasi
Budaya yang muncul dalam sebuah lingkungan yang menuntut respon yang cepat dan pengambilan keputusan tinggi. Manajer mendorong nilai – nilai yang mendukung kemampuan perusahaan untuk mendeteksi, menginterpretasi dan mengartikulasi dengan cepat sinyal – sinyal dari lingkungan sehingga menjadi respon dan perilaku yang baru. Manajer mendorong dan menghargai kreativitas, eksperimen dan pengambilan keputusan resiko. Contoh : perusahaan elektronik, perusahaan kosmetik
2. Budaya Pencapaian
Oraganisasi yang berbudaya pencapaian sangat memperhatikan pelayanan kepada pelanggan tertentu dalam lingkungan eksternal. Budaya pencapaian berorientasi pada hasil yang menghargai daya saing agresivitas, inisiatif pribadi dan kesediaan untuk bekerja lama dan keras dalam mencapai hasil. Contoh : perusahaan software
3. Budaya Clan
Mempunyai fokus internal pada keterlibatan dan partisipasi karyawan untuk memenuhi perubahan kebutuhan dari lingkungan. Manajer menekankan nilai – nilai seperti kerjasama, mempertimbangkan baik karyawan maupun keluarga dan menghindari perbedaan status.
4. Budaya Birokratis
Memliki fokus internal dan orientasi, konsisten terhadap lingkungan yang stabil. Budaya ini mengikuti aturan dan menggunakan uang secara bijak sangat dihargai, serta budaya yang mendukung dan menghargai cara bekerja sesuai dengan metode rasional dan teratur.

Kebutuhan Lingkungan
Fleksibilitas Stabilitas
Eksternal Budaya kemampuan beradaptasi Budaya pencapaian
Internal Budaya clan Budaya birokrasi
Fokus Strategi

Budaya perusahaan sebagai mekanisme terpenting untuk menarik perhatian, memotivasi dan menarik karyawan yang berbakat. Yang dianggap sebagai alat prediksi terhadapp keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Manajer menempatkan penekanan yang besar dalam seleksi dan sosialisasi sehingga cocok dengan nilai – nilai budaya organisasi, selain itu para pemimpin memperkuat atau merubah budaya perusahaan dengan cara :
1. Mengkomunikasikan visi
2. Menekankan visi melalui kegiatan sehari hari, prosedur kerja dan sistem penghargaan.

Perencanaan

Tujuan (goals, objectives) → Rencana (plan/blueprint) → Perencanaan (planning)

Kriteria tujuan yang efektif :
1. Spesifik dan terujur
2. Menyentuh area penting
3. Menantang dan realistis
4. Jangka waktu jelas
5. Dikaitkan dengan kompetensi

Jenis – jenis Perencanaan
1. MBO “Manajer dan Karyawan)
“teori X vs teori Y”

Empat kategori MBO :
a. Menetapkan tujuan
b. Mengembangkan rencana pelaksanaan
c. Menjalankan rencana yang ingin dipakai
d. Penghargaan atas kinerja

Manfaat MBO :
a. Karyawan termotivasi
b. Tujuan departemen dan individu disesuaikan dengan tujuan perusahaan

Kelemahan :
a. Apabila hubungan manajer dan karyawan buruk akan mengurangi efektivitas MBO
b. Administrasi yang terlalu banyak
2. Rencana Sekali Pakai
Rencana yang dipakai untuk sekali tujuan dan tidak diulangi dimasa depan

Program → proyek → anggaran

Rencana untuk beragam kegunaan
Rencana yang sedang dijalankan digunakan untuk memberi bimbingan bagi tugas – tugas yang dilakukan berulang kali dalam organisasi

Kebijakan → prosedur → peraturan
3. Perencanaan Berkesinambungan
Yaitu rencana yang menunjukkn tanggapan perusahaan terhadap situasi tertentu, seperti : keadaan darurat atau kondisi yang tidak diharapkan

Penggunaan Strategi dan Implementasi Strategi
Manajemen Strategi
Kumpulan keputusan dan tindakan yang digunakan dalam penyusunan strategi dan implementasi strategi yang akan menghasilkan kesesuaian superior yang kompetitif antara organisasi dan lingkungannya.

Strategi
Rencana tindakan yang menggambarkan alokasi sumber daya dan kegiatan lainnya untuk menghadapi dan membantu organisasi dalam meraih tujuannya.

Tiga Tingkatan Strategi :
1. Corporate Level Strategy
Tingkatan strategi yang berhubungan dengan pertanyaan ”bisnis apa yang akan dijalankan?”. Berkaitan dengan perusahaan secara keseluruhan dan kombinasi antara unit bisnis dan rangkaian produk yang membentuk kesatuan organisasi.
2. Business Level Strategy
Strategi yang berhubungan dengan pertanyaan ”bagaimana kita bersaing?”. berkaitan dengan tiap unit bisnis atau rangkaian produk dalam organisasi.
3. Functional Level Strategy
Menjawab pertanyaan ”bagaimana kita mendukung strategi di tingkat bisnis?”. berkaitan dengan seluruh departemen.

Penyusunan Strategi
S = Strenght
Karakteristik internal positif yang dapat digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan kinerja strategi.

W = Weakness
Karakteristik internal yang manghambat kinerja organisasi.

O = Opportunity
Karakteristik lingkungan eksternal yang memliki potensi untuk membantu organisasi mencapai tujuan.

T = Threat
Karakteristik dari lingkungan eksternal yang menhambat organisasi untuk mencapai tujuan.

Strategi Portofolio
Jenis strategi di tingkat perusahaan yang berkaitan dengan kombinasi unit bisnis dan rangkaian produk yang cocok satu sama lain secara logis untuk menghasilkan sinergi dan keuntungan kompetitif bagi perusahaan.

BCG (Boston Consulting Group)
Suatu matriks yang mengevaluasi unit bisnis strategi dikaitkan dengan dimensi tingkat pertumbuhan usaha dan pangsa pasar.

Tingkat pertumbuhan usaha Market Share
Star ?
Cash flow Dog
1. Cash Flow
- Market share tinggi
- Tingkat pertumbuhan pasar tinggi
- Arus kas positif
- Promosi tidak perlu
2. Star
- Market share tinggi
- Tingkat pertumbuhan pasar tinggi
- Arus kas positif
- Tingkat pertumbuhan usaha lambat
3. Question Mark
- Market share rendah
- Tingkat pertumbuhan usaha tinggi
- Arus kas negatif
4. Dog
- Marke share rendah
- Tingkat pertumbuhan pasar rendah
- Manajer pasif

Sinergi
Kondisi yang timbul ketika bagian dari organisasi melakukan interaksi untuk memproduksi efek bersama yang lebih besar daripada keseluruhan bagian jika bertindak sendiri-sendiri.

Lima Kekuatan Persaingan (Porter)
1. Masuknya ”pemain baru”
2. Bargaining power from customer
3. Bargaining power from supplier
4. Ancaman produk substitusi
5. Persaingan diantara pesaing

Tiga kekuatan strategi (Porter)
1. Cost leadership : biaya produksi rendah, sehingga harga jual kompetitif
2. Diferensiasi : produk berbeda dari pesaing
3. Fokus : fokus pada maket tertentu

Pembuatan Keputusan

Pembuatan keputusan
Mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan.

Waktu dan Hubungan Manusia dalam Pembuatan Keputusan
• Waktu
Pembuatanan keputusan dipengaruhi oleh prestasi masa lampau, keadaan masa kini dan harapan masa depan.
• Hubungan manusia
Pembuatan keputusan manajer juga dipengaruhi oleh keputusan orang lain yang mungkin dapat bertentangan atau berinteraksi dengan kepuusan mereka.

Masalah dan Peluang
1. Masalah : situasi yang terjadi jika keadaan aktual tidak sesuai dengan keadaan yang diinginkan.
Proses identifikasi masalah :
a. Deviasi dari pengalaman masa lampau
b. Deviasi dari rencana yang ditetapkan berarti proyeksi manajer tidak terpenuhi
c. Komplain dari orang lain (karyawan, konsumen, dsb)
d. Prestasi pesaing
2. Peluang : situasi yang terjadi ketika keadaan menawarkan peluan pada organisasi untuk melampaui sasaran yang telah direncanakan

Keputusan untuk Memutuskan
• Nilai ambang
Manajer meliha masalah tergantung pada nilai ambang untuk pengakuan adanya masalah, dipengaruhi oleh :
- Pemahaman atas sasaran, rencana dan standar prestasi yang dapat diterima
- Nilai-nilai
- Latar belakang dan keahlian manajer
• Mementukan prioritas
Tidak semua masalah dapat diselesaikan oleh manajer, oleh karena itu diperlukan prioritas.

Sifat Keputusan Manajerial
1. Keputusan Terprogram
• Penyelesaian masalah rutin yang dapat ditangani dengan kebijakan, prosedu dan peraturan tertulis atau tidak tertulis.
• Untuk menangani masalah yang terjadi berulang dan komponen elemennya dapat ditentukan, diramalkan dan dianalisis.
2. Keputusan Tidak Terprogram
Penyelesaian spesifik yang diciptakan lewat proses tidak terstrukur unuk menangani masalah non rutin

Kondisi Pembuatan Keputusan
1. Kepastian
Kondisi PK saat seorang manajer mempunyai informasi yang akurat, dapat diukur dan dapat diandalkan tentang hasi dari berbagai alternatif yang sedang dipertimbangkan.
2. Resiko
Kondisi PK dimana manajer mengetahui probabilitas suatu alternatif tertentu akan mengarah pada sasaran atau hasil yang diinginkan.
3. Ketidakpastian
Kondisi PK ketika manajer menghadapi kondisi eksternal yang tidak dapat diramalkan atau kekurangan informasi untuk menetapkan probabilitas hasil.

Model Rasional Pembuatan Keputusan
Tahap 1 : Pengamatan situasi
• Definisi masalah
• Diagnosis penyebab
• Tentukan tujuan
Tahap 2 : Pengembangan alternatif
• Tentukan alternatif secara kreatif
• Jangan lakukan evaluasi terlebih dahulu
Tahap 3 : Evaluasi alternatif dan pilih alternatif yang terbaik
• Evaluasi alternatif
• Pilih alternatif terbaik
Tahap 4 : Implementasi keputusan dan monitor hasil
• Susun rencana implementasi
• Lakukan implementasi
• Monitor implementasi serta but penyesuaian yang diperlukan
Model Rasional dalam Perspektif
1. Rasionalitas terbatas dan memadai (Helbert Simon)
Rasionalitas Terbatas : Merupakan konsep bahwa manajer mengambil keputusan paling logis dengan kendala berupa keterbatasan informasi dan kemampuan.
Memadai : Teknik PK dimana manajer menerima keputusan memuaskan yang mereka temukan pertama.
2. Heuristic (Tversky dan Kehneman)
Teknik PK yang dilakukan sesuai lini empiris dan dengan pedoman umum.

PK adaptif
• Game theory : Penelitian mengenal manusia yang membua berbagai pilihan independen.
• Chaos theory : Studi mengenai pola dinamik dalam sistem sosial yang besar.